Wie ist die Abrechnung zu erstellen, wenn sich die Beschäftigungsart des Mitarbeiters ändert?
Beschäftigungsart ändert sich, mit Beginn des neuen Monats, von ’festangestellt’ zu ‚geringfügig beschäftigt‘ oder umgekehrt
Bei Wechsel des Rechtsverhältnisses zum Monatswechsel ist der ‚Vormonat‘ mit unveränderten Stammdaten zu buchen, ohne Austritt.
Folgemonat:
Die Abrechnung im darauf folgenden Monat wird mit den geänderten Stammdaten gebucht:
- Krankenkasse neu einstellen,
- SV-Schlüssel ändern
- Personengruppen-Schlüssel ändern (im Beispiel von 109 auf 101 oder umgekehrt),
- meist ändert sich auch der Tätigkeitsschlüssel
- die Steuerklasse ist zu ändern,
Der Eintritt bleibt unverändert – kein neues Eintrittsdatum -, denn das Beschäftigungsverhältnis wird nahtlos weitergeführt.
Die SV-Ab- und Anmeldung wird mit dem Buchen des Monats mit den geänderten Stammdaten automatisch erstellt. Ein Erstellen der Meldungen zu einem früheren Zeitpunkt als dem Buchen des Folgemonats ist nicht erforderlich.
Hinweis
Wenn die Abrechnungen mit Austritt und Eintritt gebucht wurden, ist das kein Beinbruch. Es kann so stehen bleiben, sollte aber Ausnahme bleiben, weil das Beschäftigungsverhältnis nicht beendet wurde, sondern weiter besteht.
Beschäftigungsart ändert sich, im Laufe des Monats, von ’festangestellt’ zu ‚geringfügig beschäftigt‘ oder umgekehrt
Wenn sich ein Wechsel des Rechtsverhältnisses innerhalb eines Monats nicht vermeiden lässt, dann sind zwei Abrechnungen in diesem Monat für eine Person unumgänglich (weil eine Abrechnung zB nicht auf zwei SV-Schlüsseln aufgebaut sein kann). Zwei Abrechnungen herzustellen geht, indem einmal Austritt gewählt wird zur Abrechnung des auslaufenden Vertrages und die Person außerdem mit Eintritt neu angelegt und abgerechnet wird. Im nächsten Monat wird dann der nicht mehr aktuelle Personendatensatz deaktiviert.
Hinweis:
a) die Stammdaten können mittels ‚Kartei‘, ‚Export-XML‘ und ‚Import-XML‘ kopiert werden (die betreffende Person lässt sich beim Import auswählen).
b) ‚Person duplizieren‘ unter ‚Optionen‘ ist für einen anderen Fall gedacht, in dem jemand in zwei Rechtsverhältnissen gleichzeitig beschäftigt ist, wie unter ‚a‘ bei diesem Schalter beschrieben z.B. normale Beschäftigung und gleichzeitig geringfügig beschäftigt (geht nur während spezieller Fehlzeiten).
Allen Komplikationen wird aus dem Weg gegangen, wenn der Wechsel des Beschäftigungsverhältnisses mit dem Monatswechsel zusammenfällt. In diesem Normalfall werden nur die Stammdaten abgeändert und die Lohnabrechnung im neuen Monat entsprechend gebucht. Die (Um-)Meldungen werden automatisch erzeugt, der eine und einzige Datensatz dieser Person enthält alle Lohninfos über alle Monate im Lohnkonto.