Erläuterung der Datenfelder

Erläuterung der Datenfelder in der
‚Meldung zur Sozialversicherung‘

1. Versicherungsnummer

Die Versicherungsnummer ist dem Sozialversicherungsausweis des Arbeitnehmers zu entnehmen. Kann keine Versicherungsnummer angegeben werden (nur bei Anmeldungen zulässig), bleibt das Feld leer.

2. Personalnummer

Die Angabe der Personalnummer des Arbeitnehmers ist freiwillig.

3. Name

Es ist der Name des Arbeitnehmers, gegebenenfalls Vorsatzwort, Namenszusätze, Titel einzutragen.

4. Vorname

Es ist der Vorname des Arbeitnehmers, bei mehreren Vornamen der Rufname, einzutragen.

5. Anschrift

Einzutragen ist die aktuelle Anschrift des Arbeitnehmers: Straße, Hausnummer, Land, Postleitzahl und Wohnort. Dabei ist das Feld ‚Land‘ nur bei Auslandsanschriften auszufüllen; es sei dann das jeweilige Länderkennzeichen anzugeben.

6. Grund der Abgabe

Bei An-, Ab- und Entgeltmeldungen wird der zweistellige Schlüssel des Abgabegrundes, der auf den zu meldenden Sachverhalt zutrifft, eingetragen.

7. Entgelt in der Gleitzone

Beschäftigte mit einem Arbeitsentgelt in der sogenannten Gleitzone von 400,01 EUR bis 800,00 EUR sind zwar versicherungspflichtig, allerdings hat der Arbeitnehmer nur einen reduzierten und innerhalb der Gleitzone progressiv ansteigenden Beitragsanteil am Gesamtsozialversicherungsbeitrag zu zahlen.

Damit diese Fälle bei einer späteren Rentenberechnung rechtzeitig berücksichtigt werden, wurden entsprechende Kennzeichen eingeführt. Zu beachten ist, dass der Eintritt oder der Austritt einer Beschäftigung in oder aus der Gleitzone nicht gesondert zu melden ist.

In Meldungen mit Entgelten (z.B. Abmeldung, Jahresmeldung, Unterbrechungsmeldung) sind die folgenden Kennzeichen jedoch in das Feld „Entgelt in Gleitzone“ einzutragen:

0 Keine Gleitzone bzw. Verzicht auf die Anwendung der Gleitzonenregelungen in der gesetzlichen Rentenversicherung

1 Gleitzone; tatsächliche Arbeitsentgelte in allen Entgeltabrechnungszeiträumen von 400,01 EUR bis 800,00 EUR

2 Gleitzone; die Meldung umfasst sowohl Entgeltabrechnungszeiträume mit Arbeitsentgelten von 400,01 EUR bis 800,00 EUR als auch solche mit Arbeitsentgelten unter 400,01 EUR und über 800,00 EUR.

8. Beschäftigungszeit

Anmeldung, Änderungsmeldung

Bei einer Anmeldung wird der Tag des Beginns des Beschäftigungsverhältnisses bzw. bei Änderung des Beschäftigungs- oder Versicherungsverhältnisses der Tag des Eintritts der Veränderung gemeldet.

Abmeldung, Jahresmeldung, Unterbrechungsmeldung, Änderungsmeldung, Meldung von Sonderzuwendungen

In diesen Fällen wird der Zeitraum bis zum Tag der Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses bzw. bei Änderung des Beschäftigungs- oder Versicherungsverhältnisses der Zeitraum bis zum Tag vor dem Eintritt der Veränderung eingegeben. Dabei gilt, dass

a. jeweils nur die Versicherungszeit in einem bestimmten Kalenderjahr

und

b. bereits gemeldete Versicherungszeiten nicht erneut

gemeldet werden.

Bei der gesonderten Meldung von Sonderzuwendungen sind der erste und der letzte Tag des Kalendermonats der Zuordnung der Sonderzuwendung, der Monat und das Jahr anzugegen, und zwar auch dann, wenn der Arbeitnehmer im Verlauf dieses Monats aus der Beschäftigung ausgeschieden ist.

9. Betriebsnummer des Arbeitgebers

Es wird die achtstellige Nummer angegeben, die dem Arbeitgeber für den Betrieb, in dem die Beschäftigung ausgeübt wird, zugeteilt wurde. Arbeitgeber, die mehrere Betriebsstätten unterhalten und denen für die Betriebsstätten eigene Betriebsnummern zugeteilt wurden, müssen die Betriebsnummer der Betriebsstätte angeben, in der der Arbeitnehmer tatsächlich beschäftigt wird.

Sofern dem Arbeitgeber noch keine Betriebsnummer zugeteilt wurde, ist diese zu beantragen. Für Vergabe und Pflege der Betriebsnummern ist bundesweit die Zentrale Betriebsnummernstelle der Bundesagentur für Arbeit in Saarbrücken zuständig. Die Postanschrift lautet: Eschberger Weg 68, 66121 Saarbrücken; Telefonnummer: 0180 1 664466, E-Mail-Adresse: betriebsnummernservice@arbeitsagentur.de

Bei einer Verlegung des Betriebssitzes bleibt die zugeteilte Betriebsnummer unverändert, es sei denn, der Betriebssitz wird in die neuen bzw. alten Bundesländer verlegt. Auch bei Änderung der Rechts- oder Gesellschaftsform wird keine neue Betriebsnummer zugeteilt.

10. Personengruppe

Es wird der Personengruppenschlüssel eingetragen, der auf den zu meldenenden Arbeitnehmer zutrifft. Für versicherungspflichtige Arbeitnehmer ist grundsätzlich der Schlüssel 101 zu verwenden. Hat das Beschäftigungsverhältnis allerdings besondere Merkmale, gelten die Schlüssel 102 ff. Sofern gleichzeitig mehrere besondere Merkmale vorliegen und demzufolge mehrere Personengruppenschlüssel möglich sind, ist derjenige mit der niedrigsten Schlüsselzahl zu verwenden. Die Personengruppenschlüssel 109 und 110 haben jedoch immer Vorrang.

11. Mehrfachbeschäftigung

Sofern der Arbeitnehmer bei mehreren Arbeitgebern beschäftigt ist, wird dieses Feld mit einem ‚X‘ gekennzeichnet. Ansonsten bleibt das Feld leer.

12. Betriebsstätte

Es ist das Feld ‚West‘ anzukreuzen, wenn es sich um eine Beschäftigung in den alten Bundesländern einschließlich West-Berlin handelt. Das Feld ‚Ost‘ ist anzukreuzen, wenn die Beschäftigung in den neuen Bundesländern einschließlich Ost-Berlin ausgeübt wird.

Unerheblich ist, ob der Arbeitnehmer bei einer Krankenkasse in den alten oder in den neuen Bundesländern versichert ist. Das Feld dient ausschließlich Zwecken der Rentenversicherung.

13. Beitragsgruppen

Es ist der auf der Rückseite des Formularsatzes angegebene vierstellige Beitraggruppenschlüssel einzutragen, der auf den Arbeitnehmer zutrifft. Der in der Abmeldung, Jahresmeldung, Unterbrechungsmeldung angegebene Beitragsgruppenschlüssel muß stets mit dem in der letzten Anmeldung (Änderungsmeldung) enthaltenen Beitragsgruppenschlüssel übereinstimmen.

14. Angaben zur Tätigkeit

Die Bundesanstalt für Arbeit beabsichtigt, demnächst einen neunstelligen Tätigkeitsschlüssel einzuführen. Bis dahin ist weiterhin der bisherige fünfstellige Tätigkeitsschlüssel zu verwenden, der dem amtlichen Schlüsselverzeichnis der Bundesanstalt für Arbeit zu entnehmen ist.

Die Angaben über die ausgeübte Tätigkeit sind nach den Verhältnissen im Zeitpunkt der Abgabe der Meldung verschlüsselt linksbündig einzutragen.

Bei Beziehern von Vorruhestandsgeld sind in den ersten drei Stellen die Ziffern ‚995‘ und in der vierten und fünften Stelle die bis zur Zubilligung des Vorruhestandsgeldes maßgebend gewesenen Schlüsselzahlen einzutragen. Bei altersteilzeitarbeitenden Arbeitnehmern sind in den ersten drei Stellen die Ziffern ‚996‘ anzugeben.

15. Schlüssel der Staatsangehörigkeit

Es ist der vom Statistischen Bundesamt festgelegte Staatsangehörigkeitsschlüssel einzutragen.

16. Währungsfeld (DM/Euro)

Das zutreffende Feld ist anzukreuzen. Dabei ist zu berücksichtigen, dass – nach derzeitiger Sachlage – für Zeiträume bis zum 31.12.2001 nur Angaben in DM und für Zeiträume ab 1.1.2002 nur Angaben in Euro zulässig sind.

17. Beitragspflichtiges Bruttoarbeitsentgelt

Einzutragen ist das beitragspflichtige Bruttoarbeitsentgelt, für das in der angegebenen Beschäftigungszeit Beiträge oder Beitragsanteile entrichtet wurden oder zu entrichten waren. Dieses Bruttoarbeitsentgelt ist gegebenenfalls um den noch nicht gemeldeten beitragspflichtigen Betrag von Sonderzuwendungen zu erhöhen, vorausgesetzt, dass die Meldung denselben Beitragsgruppenschlüssel enthält, der auch für die Berechnung der Beiträge aus der Sonderzuwendung zugrunde gelegt worden ist; dabei ist unerheblich, wenn durch die Hinzurechnung von Sonderzuwendungen die für den Meldezeitraum maßgebenden Bemessungsgrenze der Rentenversicherung überschritten wird. Sofern der Vordrucksatz nur für die gesonderte Meldung von Sonderzuwendungen verwendet wird, ist als Bruttoarbeitsentgelt der beitragspflichtige Betrag der Sonderzuwendung einzutragen.

In Einzelfällen, nämlich wenn die Rentenversicherungspflicht erst im Laufe des Kalenderjahres zu einer bereits bestehenden Kranken-, Pflege- und/oder Arbeitslosenversicherungspflicht hinzugetreten ist, kann es im Zusammenhang mit Sonderzuwendungen vorkommen, dass das beitragspflichtige Arbeitsentgelt zur Kranken-, Pflege- und/oder Arbeitslosenversicherung aufgrund des längeren Vergleichszeitraumes höher ist als das beitragspflichtige Arbeitsentgelt zur Rentenversicherung. Als Bruttoarbeitsentgelt darf in solchen Fällen in die Meldung nur das beitragspflichtige Arbeitsentgelt zur Rentenversicherung eingetragen werden. Sofern keine Rentenversicherungspflicht besteht und das beitragspflichtige Arbeitsentgelt zur Kranken- und Pflegeversicherung einerseits und zur Arbeitslosenversicherung andererseits unterschiedlich hoch ist, muß in der Meldung der jeweils höhere Betrag angegeben werden.

Für Auszubildende und Praktikanten, die ohne Arbeitsentgelt beschäftigt werden, ist der Betrag anzugeben, von dem die Rentenversicherungsbeiträge berechnet wurden (1 v.H. der Bezugsgröße in der Sozialversicherung). Bei Altersteilzeitarbeit oder bei Wahrnehmung eines Ehrenamtes ist der Betrag einzutragen, nach dem die Rentenversicherungsbeiträge bemessen wurden.

Entsprechendes gilt für Bezieher von Kurzarbeitergeld oder Winterausfallgeld; auch bei ihnen ist der Betrag anzugeben, von dem Beiträge zur Rentenversicherung berechnet wurden.

Pfennigbeträge (Centbeträge) von mehr als 49 sind nach oben, von weniger als 50 nach unten auf volle DM-Beträge (Euro(Beträge) zu runden. Das Arbeitsentgelt ist stets mit sechs Ziffern einzutragen. Zwischen die Ziffern dürfen keine Punkte oder Beistriche gesetzt werden. Bei Beiträgen unter 100000 DM sind entsprechend viele Nullen voranzusetzen; ist kein Arbeitsentgelt einzutragen sind sechs Nullen anzugeben (Beispiele: 874,50 DM = 000875; kein Entgelt = 000000).

18. Statuskennzeichen

Das Eingabefeld „Statuskennzeichen“ kann folgende Werte haben:

0 oder leer = nicht relevant (Regelfall)

1 = der Arbeitnehmer ist ein Ehegatte oder Lebenspartner (= eingetragene Partnerschaft) oder Abkömmling des Arbeitgebers und der Betrieb ist eine Einzelfirma oder GbR. D.h. bei einem Arbeitsverhältnis zwischen Arbeitgeber und einer Gesellschaft wie KG, GmbH etc. ist das Statuskennzeichen immer auf Null zu setzen.

2 = geschäftsführender Gesellschafter einer GmbH

19. Stornierung einer bereits abgegebenen Meldung

Die bisherige Berichtigung von Meldungen mit dem Vordruck ‚Meldung von Änderungen, Berichtigungen, Stornierungen‘ fällt mit Wirkung vom 1.1.1999 weg. Fehlerhaft abgegebene Meldungen sind künftig zu stornieren und gegebenenfalls in richtiger Form erneut zu erstatten. Dabei kann die korrekte Meldung auf dem Meldevordruck mit der Stornierung kombiniert werden. Sofern eine Meldung storniert wird, sind die ursprünglich gemeldeten Daten einzutragen. Wird die Meldung für geringfügig Beschäftigte storniert, braucht nur der obere Felderblock ausgefüllt zu werden.

Kontrollmeldungen, Sofortmeldungen, Namensänderungen, Änderungen der Staatsangehörigkeit sowie Anschriftenänderungen können nicht storniert werden. Diese Daten müssen neu gemeldet werden.

Namensänderung (19. und 20.)

Bei Änderung des Familiennamens (z.B. durch Heirat) diese Felder ausfüllen.

20. Name

Einzutragen ist der bisherige Name des Arbeitnehmers in der Reihenfolge Familienname, gegebenenfalls Vorsatzwort, Namenszusätze, Titel; die Angaben sind durch ein Komma zu trennen. Der neue Familienname ist im übrigen in Feld 3 einzutragen.