1. Fälligkeit

Der vorgezogene Fälligkeitstermin der SV-Beiträge ist seit Anfang 2006 der drittletzte Bankarbeitstag eines Monats  für den Zahlungseingang auf dem Konto der Krankenkasse. Damit die Krankenkasse bei Bankabzug mit Einzugsermächtigung die Höhe des Einzugs einstellen kann, braucht sie den Kassennachweis mindestens zwei weitere Tage vorher. Dieser Tag – drei Werktage vor dem drittletzten Bankarbeitstag – ist im LohnFix-Kalender durch das rote Viereck am Rand des betreffenden Tages in jedem Monat vermerkt. Rote  Markierung im Kalender = Tag für den Versand des Beitragsnachweises.

 

Hinweise

1.   Wenn die Firma den Betrag überweist statt ihn einziehen zu lassen, kommt es nur auf die rechtzeitige Überweisung an, die Termingenauigkeit des Beitragsnachweises ist dann nicht mehr entscheidend!
Für das Überweisungsverfahren spricht zweitens, dass die Firma es in der Hand behält, die richtigen Beträge zu überweisen.
2.   Den Kassennachweis aus Schätzwerten oder Vormonatswerten zu erstellen, ist okay! Genaugenommen beruhen alle Kassennachweise auf Schätzung, weil sich auch im Falle einer frühen Abrechnung bis Monatsende neue Tatsachen ergeben können (etwa: die Belegschaft gewinnt mit ihrem Sammelschein doch den Hauptpreis im Lotto und sitzt seither auf Mallorca, während hier die frühzeitig festgeklopften Löhne aufgebröselt werden müssen …). Festzuhalten ist, dass keine Notwendigkeit besteht, einen Monat auf ‚abgeschlossen‘ zu setzen, bevor dieser Monat kalendarisch abgelaufen ist und die Informationen über Arbeitszeiten und Verdienste vorliegen. Einen Monat ‚in Bearbeitung‘ lassen hat den Vorteil, dass Abrechnungen aufgehoben und damit gelöscht werden können. Dies bedeutet, eine evtl. Anpassung ist ohne Storno möglich.
    Wenn diese Empfehlung umgesetzt wird, bedeutet es allerdings, dass ‚die Löhne‘ zweimal im Monat in die Hand zu nehmen sind: zum ca. 24. eines Monats für den vorfälligen Kassennachweis und bis zum ca. 8. des Folgemonats für den endgültigen Abschluss und die LSt-Anmeldung – nachdem die Abrechnungen an den endgültigen Verdienst angepasst wurden.

2. mit Bildschirmformular ‚Kassennachweis‘ (unter ‚Berichte I‘) den Datensatz erzeugen

Es werden die Ist-Werte des laufenden Monats angezeigt, falls für diesen Monat Abrechnungen  vorliegen. Wenn alle Mitarbeiter abgerechnet sind, bleibt es bei diesen angezeigten Werten. Andernfalls können mit dem Schalter ‚Vormonatswerte‘ diese Werte als Schätzwerte geladen werden. Die angezeigten Werte können manuell korrigiert werden. Sie sollten dann einen Kommentar dazu schreiben, damit sich im Falle einer Betriebsprüfung die Änderung nachvollziehen lässt (die spätere Anzeige des Textes kann unter ‚Liste der Nachweise‘, ‚bisherige Nachweise‘ aufgerufen werden). Nach dieser Übernahme und ggf. manueller Korrektur werden die Werte für den Versand mit MeldeFix gespeichert.

Wenn der Text ‚Vormonat noch nicht abgeschlossen‘ erscheint, ist der Status des Vormonats auf ‚bearbeitet und abgeschlossen‘ zu setzen (Schalter ‚Abschlussübersicht‘ an der linken Fensterseite im Hauptbildschirm).

Zur Verrechnung von Erstattungsbeträgen mit den Beträgen auf dem Kassennachweis vgl. Umlagen.

3. Dauerbeitragsnachweis

Das Häkchen für ‚Dauernachweis‘ kann auf dem Bildschirmformular Kassennachweis angeklickt werden. Nach Übermittlung dieses Dauernachweises als Datensatz gilt er dann bei der Kasse bis zur Übermittlung eines neuen Datensatzes. Ein mit Transferticket übertragener Dauernachweis ist gültig bis zur Übermittlung eines neuen Nachweises, jedoch längstens bis Jahresende.

Bei Auslaufen eines Dauernachweises wegen geänderter Werte ist vom Anwender daher ein neuer Nachweis anzustoßen. Im Falle dass keine Beiträge mehr zu zahlen sind, ist ein Nachweis mit Nullwerten abzugeben. Falls die Abgabe des neuen Nachweises um einen Monat verzögert erfolgt und die Kasse weiter abgebucht hatte, findet sich die Differenz aus dem Vormonat in der entsprechenden Spalte des neuen Nachweises; damit wird die Differenz aufgefangen. Das Aufheben eines Dauernachweises, nachdem der Monat auf abgeschlossen gesetzt wurde, ist wie folgt möglich: in dem Fenster ‚Kassennachweis‘ wird im Menü der Punkt ‚den generierten Dauernachweis aufheben‘ betätigt. Ein mit Transferticket versandter Dauernachweis kann aber nicht zurückgeholt werden.

Die Beurteilung, wann der Dauernachweis ausläuft und ein neuer Nachweis erforderlich wird, ist vom Anwender vorzunehmen. Nur im Januar eines Jahres sind alle Dauernachweise automatisch ausgelaufen. Der Sendestatus des Kassennachweises in der Abschlussübersicht bleibt im Januar seitens dieser Kasse weiter auf ‚gelb‘, um auf die Abgabe eines neuen Dauernachweises für das neue Jahr aufmerksam zu machen.