Die erstattungsfähigen Reisekosten incl. MwSt eines Arbeitnehmers oder Unternehmers können mit dem mitgelieferten Programm ‚Reisekosten‘ berechnet werden (StartFix, Reisekosten).
Die Erstattung des ausgerechneten Betrags erfolgt in der Regel durch eine direkte Barzahlung oder Überweisung auf das Konto des Arbeitnehmers. Auf diese Weise bleiben Löhne und andere Betriebsausgaben sauber getrennt. Reisekosten fallen in die Kostenkategorie der betrieblichen Ausgaben, nicht in die Löhne.
Wenn die Erstattung der Reisekosten doch mit der Lohnzahlung erfolgen soll, dann kann dies mit der Lohnart ‚Bezug zum Nettolohn‘ erfolgen. Im Kommentarfeld ist der Begriff ‚Reisekosten‘ zu verwenden, um die Buchungsliste unter ‚Berichte I‘ zu veranlassen, diese Zahlung unter dem Konto ‚Reisekosten‘ auszuweisen.