Vorbemerkung: Wie detailliert sollen bzw. müssen FiBu-Buchungen sein?

In manchen Lehrbüchern (und Programmen) findet sich eine Fülle von Detailkonten. Beispiel: Typischerweise werden die Konten ‚Löhne‘ (=4110 in SKR 03) und ‚Gehälter‘ (=4120) zur getrennten Verbuchung angeboten. Diese Unterscheidung ist nicht mehr zeitgemäß. So sind z.B. in der Rentenversicherung die Beitragsguppen 1=Arbeiter und 2=Angestellte seit 2005 aufgehoben, es gibt nur noch ‚1‘ für beide. Die Unterscheidung ist auch für die Gewinn- und Verlustrechnung unerheblich, denn Aufwand ist beides, warum dann auf zwei Konten buchen? Wer die Details sehen will oder muss, der kann in die Lohnbuchhaltung selbst gehen und einen der Summenbericht aufrufen, z.B. ‚Summe Lohnarten‘.

Diese Überlegung lässt sich auf andere Bereiche übertragen, die in den FiBu-Buchungslisten traditionell als separate Positionen aufgeführt werden.

–Etwa die vermögenswirksame Leistungen (vwL): diese sind voll steuer- und SV-pflichtig, unterscheiden sich also nicht von irgendeiner anderen Lohnzulage, die üblicherweise alle nicht separat ausgewiesen werden. Warum die vwL in der FiBu getrennt ausgewiesen werden sollen, lässt sich nicht oder nur historisch erklären.
–Beispiel Lohnpfändung: hier handelt es sich nur um ein anderes Bankkonto, auf das ein Teil des Lohnes am Ende des Monats zu überweisen ist. Getrennter Ausweis in der FiBu: keine Notwendigkeit.
–Beispiel ‚Aushilfslöhne‘: Diese Lohnart ist nur abrechnungstechnisch von Interesse, für die FiBu ist ein getrennter Ausweis irrelevant.

Für einen Ausweis in der FiBu fehlt der zwingende sachliche Grund, Fleißkärtchen werden heute auch nicht mehr vergeben.

Wir ziehen daraus die Konsequenz und bieten eine optimierte Buchungsliste an. Sie enthält die Summen aus der Lohnbuchhaltung, die in die FiBu gemäß HGB sinnvollerweise zu übernehmen sind.

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Was verlangt das Handelsgesetzbuch (HGB)?

In § 266 verlangt das HGB für die Bilanz unter C.8. ‚sonstige Verbindlichkeiten‘ den Ausweis

–        von Verbindlichkeiten aus Steuern (1741)

–        von Verbindlichkeiten im Rahmen der sozialen Sicherheit (= ausstehender SV-Arbeitgeber- und Arbeitnehmerbeitrag, 1742).

–        der restlichen Arbeitnehmerentgelte in Verbindlichkeiten für Lohn und Gehalt (1740)

alles im Haben.

Als Gegenkonto im Soll dient das Aufwandskonto ‚Löhne und Gehälter‘ (4120) der GuV. Hierfür sieht das HGB sieht in § 275 als Untergliederung ‚Löhne und Gehälter‘ und ‚soziale Abgaben‘ vor. Unter ‚sozialen Abgaben‘ wird in der Regel der AG-SV-Anteil verstanden, obwohl dies aus dem Wortlaut von § 275 nicht hervorgeht. Unsere Buchungsliste schließt sich der Konvention an, auch wenn sie weniger praktikabel ist, als die sozialen Abgaben in einer Summe auszuweisen (siehe unten).

Exkurs: Eine einzige Aufwandszeile ‚Lohn und Gehalt‘ incl. aller Abgaben genügt für die GuV. Dass in der GuV der AG-Anteil getrennt ausgewiesen werden soll und hier nur der AG-Anteil, ist ein Hinweis darauf, wie diese Regeln historisch gewachsen sind. Die Aufteilung in ‚Lohn und Gehalt‘ sowie ‚soziale Abgaben AN+AG‘ ist aussagekräftiger und erleichtert die Buchung, da sie im Einklang mit o.a. Bilanzbuchungen steht. Für den Saldo ‚Gewinn‘ oder ‚Verlust‘ ist die Aufgliederung rechnerisch nicht von Bedeutung.

Zusatz 1:Beim Kammerbeitrag und der 2% PSt an die Bundesknappschaft ist die Einteilung zu ‚soziale Abgaben AG‘ oder nicht in der einen oder anderen Weise beantwortbar.
Zusatz 2: AG-Zuschuss zur privaten/freiw. KV, PV könnte in der Bilanz sein, je nachdem ob Firmenzahler oder nicht: Verbindlichkeit ‚Entgelt Arbeitnehmer‘ oder ‚Verbindl. Soz.Vers.‘, in der GuV = ‚soziale Abgaben des AG‘ !

Müssen die Verbindlichkeiten angesprochen werden?

Am Jahresende ja.

Unterjährig wird häufig zum Zeitpunkt der Zahlung gebucht: Aufwandkonto ‚Lohn und Gehalt‘ gegen Zahlung aus dem Bankkonto (im Haben) oder in seltenen Fällen Zahlung aus der Kasse; die Buchung über die Verbindlichkeiten entfällt hier (‚Nettomethode‘).

Sonderfälle

Firmenwagen und geldwerte Vorteile: Hier muss zunächst eine Zurechnung erfolgten! Gegenkonto im Haben sind Erlöskonten. Wohnung: Erlöse umsatzsteuerfrei, Verpflegung und Firmenwagen: Erlöse 16 % USt.  Der Aufwand wird nicht extra verbucht, da im ‚Brutto Arbeitgeber‘ bzw. ‚Entgelt Arbeitnehmer‘ enthalten.

Vorschuss: Bei Sofortverbuchung zu verbuchen als Bank im Haben gegen ‚sonstige Forderungen‘ im Soll. Am Ende des Monats wird dann der Lohnaufwand (Soll) in Höhe des Vorschusses gegen die ‚sonstigen Forderungen‘ (Haben) gebucht.

Bei Buchung zeitgleich mit den normalen Löhnen, ist eine gesonderte Behandlung nicht erforderlich, da es sich nur um eine vorgezogene Zahlung handelt (‚Lohn- und Gehalt‘ im Soll und ‚Bank‘ im Haben).

Storno einer Lohnabrechnung: Ebenso wie für die Krankenkassen und für die Abrechnung der Steuer werden die Differenzen aus dem stornierten Monat – immer Vergangenheit – im aktuellen Monat gezeigt.