Sie dient zwei Funktionen:
1. Die Abschlussübersicht gibt dem Anwender einen Überblick über den Sendestatus.
2. Mit der Abschlussübersicht wird dem Programm mitgeteilt, wann die Bearbeitung eines Monats abgeschlossen ist.
wichtiger Hinweis: ein Monat muss keineswegs vor seinem kalendarischem Ende auf ‚abgeschlossen‘ gesetzt werden, auch nicht aus dem Grunde der vorfälligen Kassennachweise –> siehe Hinweise bei Kassennachweis.
| Solange ein Monat nicht auf ‚abgeschlossen‘ gesetzt ist, können die gebuchten Verdienstabrechnungen aufgehoben werden (d.h. sie werden gelöscht, sie verschwinden). Nach dem Abschliessen des Monats und dem Versenden der Lohnsteueranmeldung können Abrechnungen nur noch storniert werden. Einen Monat ‚in Bearbeitung‘ lassen hat also den Vorteil, dass Abrechnungen aufgehoben und damit gelöscht werden können. Eine evtl. Anpassung von Daten ist ohne Storno möglich. |
Die Farbe ‚dunkel-blau‚ für ‚gesendet‘ unter ‚Status der Berichte‘ wird nach dem Versenden automatisch gesetzt. Bei den Kassennachweisen erhält der aktuelle Monat nach dem Versenden ‚hellblau‚ (siehe unten, häufige Frage).
Häufige Frage: In der Abschlussübersicht wird angezeigt, dass nur X von XY Arbeitnehmern abgerechnet sind. Daher wird der Abschluss des Monats in der Abschlussübersicht verweigert. Es sind aber tatsächlich nicht mehr als X Arbeitnehmer abzurechnen.
Erklärung/ Lösung: Ursache: es sind noch ein oder mehrere Mitarbeiter nicht abgerechnet. Wahrscheinlich findet sich aus der Vergangenheit ein oder mehrere Mitarbeiter (= Datensätze), die deaktiviert wurden ohne Austrittsdatum.
Überprüfen Sie bitte die deaktivierten Personen unter ‚Optionen‘, ‚Person reaktivieren‘. Hier finden Sie die Namen mit Eintritt und Austritt. Ggfs. reaktivieren Sie Personen ohne Austrittsdatum, und vergeben ein Austrittsdatum oder setzen Eintritt und Austritt auf ‚leer‘. Anschließend sollte das Nachzählen der Personen durch das Programm mit den tatsächlichen Gegebenheiten übereinstimmen, Sie können die Monatsschalter in der Abschlussübersicht nun auf ‚abgeschlossen‘ umstellen und die betroffenen Personen endgültig deaktivieren.
Durch das kontinuierliche Nachhalten bei jedem Monatsabschluss wird es zukünftig keine unbeabsichtigten Abweichungen mehr geben zwischen Zahl der Mitarbeiter und Zahl der Abrechnungen.
Erhält ein Mitarbeiter in einem Monat keinen Lohn (z.B. weil er nach 6 Wochen Lohnfortzahlung Krankengeld bezieht), dann kann bzw. ist für diesen Monat oder diese Monate eine ‚Nullabrechnung‘ zu erstellen.
Häufige Frage: die Kassennachweise für den Monat X wurden versandt, ich sehe aber nur die Farbe ‚hellblau‚ beim Kassennachweis. Warum?
Antwort: Die Farbe für ‚dunkelblau=versendet und abgeschlossen‘ wird in den Vormonat X-1 gesetzt. Es hängt mit der Vorfälligkeit zusammen:
Auch wenn die Kassennachweise versandt wurden, kann sich die Beitragsabrechnung für den letzten Monat noch ändern durch Aufheben und Neubuchen einer Abrechnung. Das ändert den versandten Kassennachweis nicht, denn versandt ist versandt. Die Differenz zwischen endgültigen Werten und dem versandten Nachweis wird im Kassennachweis des Folgemonats in der Spalte ‚Differenz aus Vormonat‘ gezeigt.
Die hellblaue Farbe soll daran erinnern, dass erst mit dem Versenden des Nachweises im Folgemonat der Vormonat bei den Kassen endgültig abgeschlossen ist.