Erste Anmeldung zum ELStAM-Verfahren

Alle Arbeitnehmer – soweit nicht pauschal versteuert – sind für das Verfahren anzumelden. Die Anmeldung wird der Einfachheit halber für alle Arbeitnehmer aus einer Firma zum gleichen Start-Zeitpunkt (‚Referenzdatum‘) vorgenommen. Welcher Monat als Einstiegsmonat in 2013 gewählt wird, ist in die freie Wahl des Arbeitgebers gestellt.

In LohnFix ist der voreingestellte Beginnmonat April. Dieser Monat kann vom Anwender auf einen beliebigen Monat von Januar-Oktober 2013 abgeändert werden.

Info-Schreiben an AN

Mit einer Information/ einem Schreiben an die Arbeitnehmer können diese auf die Einführung von ELStAM beim AG hingewiesen werden – eine Verpflichtung des Arbeitgebers zu diesem Schreiben besteht nicht. Das Schreiben soll die AN darauf aufmerksam machen, dass evtl. Freibeträge nur dann von ELStAM an den AG gemeldet werden und damit in die Abrechnungen einfliessen, wenn diese für 2013 neu beantragt wurden oder beantragt werden. Das Info-Schreiben ist als Musterbrief in LohnFix aufrufbar.

ELStAM-Anmeldungen nach der erstmaligen Anmeldung:
Anmeldung wegen Eintritt des Arbeitnehmers

Eine Anmeldung vor dem Tag des Eintritts ist nicht möglich, sie würde als fehlerhaft abgewiesen. Die Anmeldung ist inner­halb von 6 Wochen nach Eintritt vorzunehmen. Bei späterer Anmeldung tritt eine Lücke in den zurückgemeldeten ELStAM-Daten auf.

Empfohlenes Vorgehen: Die Anmeldung wird dann vorge­nommen, wenn die SteuerIDNr des AN und das Datum des Eintritts sicher vorliegen, d.h. nicht widerrufen werden müssen. Ein Storno der Anmeldung oder ihres Datums ist derzeit nicht möglich. Es kann dann nur eine Abmeldung und ggfs. erneute Anmeldung vorgenommen werden. Bei Über­schnei­dungen mit anderen Arbeitsverhältnissen würde die StKl VI zurückgemeldet.

Die Anmeldung sollte so rechtzeitig erfolgen, dass die ELStAM-Informationen in die erste Abrechnung einfliessen können. Dies führt zu der Frage:

Die ELStAM-Rückmeldung liegt nicht rechtzeitig zur Lohnabrechnung vor, was ist zu tun?

www.elsteronline.de/eportal/eop/auth/RegistrierungSoft-PSE.tax.

Die Zugangs­daten werden ihm per E-Mail und per Post zugesandt (momentan mind. eine Woche Bearbeitungs­zeit). Die damit für den AN zugänglichen ELStAM kann er aus­drucken und dem Arbeitgeber vorlegen, der hiernach die Lohn­abrechnung vornimmt.

Dass die Daten von LStB und ELStAM abgeglichen werden, ist so vorgesehen und liegt auf der Hand. Evtl. Differenzen zwischen ELStAM und der Lohnsteuer­bescheini­gung werden in späteren Steuer­prü­fungen ein Thema sein. Daher ist von Option c) abzu­raten, außer in Fällen der sicheren Einschätzung der Merkmale.

Änderungsliste

Als Antwort auf die Anmeldung erhält der Arbeitgeber die Änderungs­liste. Hierin sind nach der erstmaligen Anmeldung alle Steuer­merkmale enthalten.
 

Im Anschluss an den Eintritt in das Verfahren ist die Änderungsliste monatlich anzufordern. Der Inhalt der Änderungsliste wird dann in aller Regel lauten: ‚keine Änderung‘. Oder die Änderung von StKl, der Zahl der Kinder­freibeträge, Religion oder eines Freibetrags wird mit Gültig-Ab-Datum zurückgemeldet.

Die Änderungs- „Monatsliste Monat X“ wird den Arbeitgebern ab den ersten fünf Tagen des darauffolgenden Monats zur Abholung bereitgestellt. Soweit sich nichts geändert hat, gibt es keine Liste. Grundsätzlich jedoch wurden  Arbeitgeber zur monatlichen Abholung der evtl. vorliegenden Änderungsliste verpflichtet.

Nach einer abgeholten Monatsliste erneut im gleichen Monat eine Änderungsliste abzuholen (z.B. weil der Arbeitnehmer im Laufe des Vormonats oder des aktuellen Monats geheiratet hat), führt zu keinem neuen Ergebnis. Nach dem 5. eines Monats ändert sich die ‚Liste Vormonat‘ nicht mehr.  Ein zweites Abholen im gleichen Monat ist programmseitig gesperrt. Eine neue ELStAM-Liste kann es erst wieder mit Beginn des Folgemonats geben.

Geänderte Steuermerkmale werden immer mit einem Gültig-Ab-Datum mitgeteilt. Das Gültig-Ab-Datum kann in der Gegenwart, Zukunft oder Vergangenheit liegen. Im letzteren Fall sind Vormonate zu stornieren und neu abzurechnen.

Wegen des Gültig-Ab-Datums ist es letztlich nicht entscheidend, wann die Änderungsliste abgeholt wird. Eine erst Monate später abgeholte Änderungsliste enthält die gleichen Informationen, die evtl. schon zuvor bereitlagen. In diesem Fall ist ggfs. die ‚Rückrechnungstiefe‘ höher.

ELStAM-Rückmeldungen werden als Ergebnisprotokoll abgeholt

Die Antwort auf An-, Abmel­dung oder Anforderung der Änderungsliste erfolgt zeitversetzt, d.h. ein Ergebnisprotokoll ist abzuholen.

Abmeldung

Nach Austritt ist eine Abmeldung vorzunehmen. Ab­mel­dungen vor dem Tag des Austritts sind nicht möglich, sie würden als Datenfehler abgewiesen. Die ELStAM-Abmeldung sollte jedoch nicht ‚auf später‘ z.B. auf den Zeitpunkt der nächsten Lohnabrechnung verschoben werden. Denn solange ein AN nicht abgemeldet ist, erhält der neue AG die Steuerklasse VI gemeldet.

Ummeldung

Ummeldungen betreffen nur den Fall des Soft­ware­wechsels durch den Arbeitgeber. Da Weiter­be­schäftigung des AN vorliegt, wird dieser nicht abgemeldet, sondern umgemeldet.

Allgemeine Erläuterung zum Verfahren

Die offizielle Informations-Seite zu ELStAM  ist:

https://www.elster.de/arbeitg_elstam.php

Nachfolgend finden Sie ergänzende Erläuterungen, mit denen das Thema ELStAM erst komplett ausgeleuchtet wird:

Authentifizierung erforderlich ?        
Die Kommunikation mit MeldeFix erfolgt authentifiziert wie bei der LStB und den Anmeldesteuern. Der Datenübermittler muss authentifiziert sein, nicht der einzelne Arbeitgeber. Dies gilt für Übertragungen etwa mittels Datev eG genauso wie für Übermittlungen durch die Seyfried Informatik KG: keine Authentifizierungserfordernis für Sie – die Übertragung erfolgt schon auth­en­tifiziert.

Was bedeutet der Einstieg in ELStAM?        
Mit der erstmaligen Teilnahme – und erst dann – läuft die bis dahin gültige LSt-Karte 2010 aus.

Die Einführung des neuen Verfahrens wird nicht ohne Rei­bun­gen erfolgen. Die bekannten Reibungspunkte sind:        

1.Die mit ELStAM gemeldeten Daten stimmen mit den auf der LStKarte 2010 eingetragenen Abzugsmerkmalen in geschätzten 10% der Fälle nicht überein.

Ein Großteil der von der Differenz betrof­fe­nen 3,6 Mio Ar­beit­neh­mer wird verständlicherweise eine Erklärung und/ oder eine Abänderung der neu ge­mel­de­ten Steuer­merk­male haben wollen. Klärungspunkte dürften etwa sein: ‚Das Finanzamt hat etwas über­sehen!‘ ‚Ist das viel­leicht ein Über­tra­gungs­fehler?‘ ‚Wieso ist der bis­herige Frei­be­trag nicht da oder anders?‘ ‚Warum Steuer­klasse VI?‘ Wie kann der AN einen Ermäßigungs­antrag stellen (weil der Nettolohn nach ELStAM-Ein­führung nicht reicht)?‘

Die Einführung des ELStAM-Verfahrens ‚auf einen Schlag‘, etwa im Januar 2013, würde die Ressourcen der Beteiligten Finanz­ämter, Arbeitgeber, Softwareher­steller zur Bearbeitung von ca. 3 Mio klärungsbedürftiger Sach­verhalte völlig über­fordern. Es wird daher em­pfohlen, dass die Einführung von ELStAM ‚gestuft und gestreckt‘ erfolgt.

Stufung: Die Arbeitgeber beginnen über das Jahr 2013 ver­teilt mit ELStAM. Streckung: Nicht alle Arbeitnehmer werden vom Arbeitgeber gleichzeitig angemeldet (dies be­trifft Arbeitgeber mit sehr großer Mitarbeiterzahl).

2.Die folgenden ‚technischen‘ Unstimmigkeiten führen zu Daten­abweisungen:

–Die SteuerIDNr des Arbeitnehmers ist falsch einge­geben. Der AG muss dann den AN kontaktieren.

–Das hinterlegte Geburtsdatum stimmt mit dem melde­recht­lichen Geburtsdatum nicht überein.

–Die Steuernummer des AG ist veraltet.        
Hinweis: Dies wird bei den Anmeldesteuern nicht als Fehler gemeldet! Die ELStAM-Prüfung ist jünger und genauer.

–Die Merkmale eines AN können evtl. nicht ab­ge­rufen werden, weil dem Finanzamt und der Melde­be­hörde unter­schiedliche Informationen vorliegen und der Sach­verhalt noch zu klären ist.

–Die Kombination von StKl II und ZKF=0 ist in ELStAM momentan nicht ausgeschlossen. Die Buchung ins Lohn­konto muss jedoch wegen Vorliegens einer un­zu­lässi­gen Kombi­na­tion gesperrt bleiben.

3.Im Falle von Mehrfachbeschäftigung kommt der richtigen Zuordnung von Haupt- und Nebenarbeitsstelle große Bedeutung zu.

Ein Arbeitnehmer kann nur ein Arbeitsverhältnis als Haupt­arbeitsverhältnis haben. Evtl. andere Be­schäfti­gungs­verhältnisse sind Nebenbeschäftigungen und werden nach StKl VI ver­steuert; so wird die ELStAM-Rück­meldung an den Nebenarbeitgeber lauten.

Hinweis: Pauschal versteuerte Mitarbeiter (die meisten Mini­jobs) sind nicht betroffen / nicht in das ELStAM-Verfahren einbe­zogen.

4.Zahlung nach Austritt: Diese ist nach Steuerklasse VI zu versteuern. Sonst würde der neue Arbeitgeber des aus­ge­tretenen AN das Merkmal ‚Nebenarbeitverhältnis‘ erhalten und hätte automatisch StKl VI anzuwenden.

5.Austritt / Eintritt: Wird der Austritt nicht oder zu spät gemeldet, erhält der neue Arbeitgeber die Information ‚Nebenarbeitsverhältnis mit StKl VI‘!

6.Ein Arbeitgeber (eine Steuernummer) rechnet die Mit­ar­bei­ter an getrennten Arbeitsplätzen oder Systemen ab (z.B. Angestellte getrennt von Stundenlöhnern). Da ELStAM nur die AG-SteuerNr als Zuordnungs­kri­te­rium kennt, werden die St.Merkmale aller AN zurück­ge­meldet.

7.Storno von An- oder Abmeldungen sind in ELStAM mo­men­tan nicht möglich. Die Datensatzbeschreibung soll im Laufe des Jahres 2013 dahingehend angepasst wer­den, dass eine falsche An- oder Abmeldung storniert wer­den kann (aufgrund der möglichen StKl-VI-Folge ist das nicht unwesentlich).

Die dargestellten Punkte sollen nicht der Entmutigung un­se­rer Anwender dienen! Im Normalfall sollten keine Probleme auf­treten. Indem Sie die kritischen Punkte kennen, werden Sie die Frage: “Wird die Einführung in meiner Firma schwie­rig werden?”  einschätzen können.

Die Ein­führung von ELStAM ist unvermeidlich – eine ‚Härte­fall‘-Re­gelung über 2013 hinaus kann zwar beim FinAmt be­an­tragt werden, mit LohnFix an der Seite wird aber das Ein­spielen der Merkmale reibungsarm gelingen.

J

Wann beginnen?        
Die Handlungsoption der AG besteht darin, den Ein­stiegs­zeit­punkt in das Verfahren in 2013 frei zu wählen!

Dieses ist ohne weiteres möglich – auch wenn die Begriff­lich­keit (‚Kulanzregelung‘) in eine andere Richtung weist. Der ‚ge­stufte und gestreckte‘ Einstieg ist nicht nur das Ziel, son­dern er ist die Voraussetzung, der die ELStAM Ein­füh­rung erst möglich macht!

Merkpunkt hierzu ist:

‚Erst- und einmalig‘ entfällt in 2013 die Verpflichtung, bei ELStAM-Merkmalen, die vom Lohnkonto abweichen, Stor­nie­rung und Neubuchung der Abrechnungen vor dem Ein­stiegs­zeitpunkt durchzuführen.

Nach dem Einstieg sind die ELStAM-Daten monatlich abzu–holen. Geschieht das anschließend nicht, und die ELStAM-Merkmale weichen vom Lohnkonto ab, sind Storno und Rück­rechnung der vorge­schriebene Weg.

Was bedeutet der Einstieg noch?        
Damit ein Freibetrag nach dem Einstiegszeitpunkt von ELStAM an den AG zurückgemeldet wird, hat der AN diesen er­neut zu bean­tragen! Die Arbeitgeber sind daher gebeten, ihre Arbeit­nehmer mit einem Schreiben darüber zu infor­mie­ren, wann Sie einsteigen und dass die AN ihre Freibe­trä­ge für 2013 zuvor erneut beantragen. Dieses Schreiben ist unter Berichte I, ELStAM aufrufbar.