Programmablauf
Unter ‚Kartei‘, ‚Export‘ können aus dem Lohnkonto die steuerrelevanten Daten exportiert werden, die dem Betriebsprüfer des Finanzamtes auf Verlangen als Kopie – in aller Regel auf CD – zur Verfügung zu stellen sind. Die Daten sind GDPdU-konform aufbereitet (siehe unten letzter Abschnitt) und werden in den Ordner ‚Export_Finanzamt‘als Unterordner zum Ordner ‚Daten’kopiert.
Hintergrund
Nach § 147 Abs. 6 AO ist der Finanzbehörde das Recht eingeräumt, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellte Buchführung des Steuerpflichtigen durch Datenzugriff zu prüfen. Diese neue Prüfungsmethode tritt neben die Möglichkeit der herkömmlichen Prüfung.
Das Recht auf Datenzugriff steht der Finanzbehörde nur im Rahmen steuerlicher Außenprüfungen zu. Durch die Regelungen zum Datenzugriff wird der sachliche Umfang der Außenprüfung (§ 194 AO) nicht erweitert. Gegenstand der Prüfung sind wie bisher nur die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen. ‚Es ist jedoch erforderlich, die Prüfungsmethoden den modernen Buchführungstechniken anzupassen. Die Einführung dieser neuen Prüfungsmethode ermöglicht zugleich rationellere und zeitnähere Außenprüfungen.‘
Das Recht auf Datenzugriff beschränkt sich ausschließlich auf Daten, die für die Besteuerung von Bedeutung sind (steuerlich relevante Daten). Die Daten der Finanzbuchhaltung, der Anlagenbuchhaltung und der Lohnbuchhaltung sind danach für den Datenzugriff zur Verfügung zu halten.
Möglichkeiten des Datenzugriffs
a) Unmittelbarer Datenzugriff
Der Prüfer darf sich an Ihren Rechner setzen und eine Einweisung in das System verlangen. Er darf die Daten lesen, verknüpfen, filtern und sortieren, jedoch keine Veränderungen vornehmen (wir danken für das Entgegenkommen).
b) Mittelbarer Datenzugriff
Der Prüfer kann verlangen, dass eine Aufbereitung der Daten nach seinen Vorgaben vorgenommen wird. Er kann jedoch nur eine maschinelle Auswertung unter Verwendung der im Datenverarbeitungssystem des Steuerpflichtigen vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten verlangen.
c) Datenträgerüberlassung
Auf Verlangen sind der Finanzbehörde die Daten in maschinell auswertbarer Form zur Verfügung zu stellen. Das Format der Daten folgt den ‚Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen‘ (GDPdU)
Anmerkung für die Science-Fiction-Gemeinde:
2007 ist nicht 1984. Ein Bezug zu George Orwell‘s Roman scheidet schon aufgrund der ungleichen Jahreszahlen aus. Außerdem dient Datenzugriff dem Fortschritt.
