Mit welchen Programmen funktioniert die Importfunktion?
Die Daten können importiert werden, die vorher aus Lexware oder Datev in eine .txt-Datei exportiert wurden.
Um die Stammdaten aus Lexware zu exportieren, wählen Sie in Lexware: ‚Datei‘, ‚Drucken, ‚Personalstamm‘, ‚Drucken in TXT-Datei‘. Es wird eine Exportdatei erstellt. Diese Datei können Sie in LohnFix importieren durch: ‚Kartei‘, ‚Import‘ und dann den angegebenen Schritten folgen!
Besonderheiten:
Der dem Mitarbeiter zugeordnete Krankenkassenname wird ebenfalls importiert. Dies wird nur wirksam, wenn der gleiche Kassen-Kurznamen in der LohnFix-Kassenverwaltung eingegeben wird.
Die übernommenen Daten sollten geprüft werden. Dabei hilft die angebotene ‚Plausi-Prüfung‘.
In Fällen anderer Programme ist ein Export / Import ebenfalls schon durchgeführt worden, hierzu nehmen Sie am besten Kontakt mit dem LohnFix-Support auf (Tel. 02644 – 958 988-0)
Wie funktioniert die Exportfunktion?
LohnFix-Anwender können die Stammdaten unter ‚Kartei‘, ‚Export‘ in eine XML-Datei exportieren. Bei dem XML-Format handelt es sich um eine Ascii-Datei, die so strukturiert ist, dass die Daten leicht von einem anderen Programm gelesen werden können (Reihenfolge und Vollständigkeit der Datenfelder sind im XML-Format kein Hindernis für den Import des Datenbestands).
Anmerkung: Programme ohne Exportfunktion sollten das Etikett ‚anwenderfreundlich‘ nicht auf sich anwenden. Kundennutzen hat Vorrang.
Zeitpunkt für einen Programmwechsel?
1. Jahresende ist der meist gewählte Zeitpunkt, um neu aufzusetzen. In diesem Fall ist im Alt-Programm bei der Abrechnung Dezember der Schalter ‚Programmeinsatz bis … ‚ zu aktivieren. Der Schalter ist in allen systemgeprüften Programmen vorhanden (LohnFix: Stammdaten, Firmenverwaltung, Sozialversicherung). Dadurch wird mit der Dezemberabrechnung eine Abmeldung erzeugt (mit Grund 36 ‚Wechsel des Entgeltsystems‘). Andernfalls wäre die Jahresmeldung zu erstellen, die mit der Januarbuchung erfolgt und damit das neue Programm voraussetzt, das eigentlich nicht weiter eingesetzt werden soll. Oder die Jahresmeldung würde mit SV-Net erstellt.
Ähnlich bei der Lohnsteuerbescheinigung: in manchen Programmen ist die Bescheinigung nur mit der Programmfassung des Folgejahres möglich.
2. Ein Programmwechsel ist auch unterjährig möglich:
a) Im Altprogramm wird für den Zeitpunkt der Umstellung eine Abmeldung mit Grund 36, Softwarewechsel, generiert; in LohnFix erfolgt in der Firmenverwaltung die Einstellung ‚Einsatz ab …‘
b) oder die schon abgerechneten Monate Januar bis … werden in LohnFix erneut gebucht;
c) oder die auf der Karteikarte ‚Betrieb‘, ‚Vortragswerte aus eigener Firma‘ eingegebenen Daten werden in die SV-Meldung einbezogen. Dies ist in der Firmenverwaltung einzustellen.
Schalter für Programmwechsel
In den Stammdaten sollte der Zeitpunkt eines Programmwechsels hinterlegt werden, damit für Meldungen dem Programm der Zeitpunkt bekannt ist, auf dem diese Meldungen aufsetzen:
– Stammdaten,
– Firmenverwaltung
– Sozialversicherung
– Schalter: „LohnFix im Einsatz ab“ … oder „LohnFix im Einsatz bis“ …
Abmeldung wegen Programmwechsel in Lexware:
Man kann in Lexware zu Ende Dezember (oder einem anderen Monat) eine Meldung mit Meldegrund 36 erzeugen (Abmeldung wegen Systemwechsel).
In Lexware ist dazu in den Firmenstammdaten/Sozialversicherung ein Häkchen bei
– „Sozialversicherungsmeldungen bei Wechsel Abrechnungssystem erzeugen“ und
– bei „Abmeldung zum Monatsletzten“
notwendig.