Vor dem Start

Dieser Abschnitt sollte nicht überschlagen werden, um die Schwierigkeiten am Anfang zu minimieren.

Bedingungen für die Lohnabrechnung sind:

Hinzu kommt die Kenntnis der Abrechnungsregeln, deren Komplexität nicht unterschätzt werden sollte. Die Darstellung in diesen Erläuterungen erhebt jedenfalls keinen Anspruch auf Vollständigkeit, kann jedoch als Einstieg in die weitere Beschäftigung mit dem Thema angesehen werden.

Beispiel: der Jahres- oder Monatsfreibetrag auf der Lohnsteuerkarte kann nicht, was nahe läge, vom Lohn abgezogen werden, um die zutreffende Steuer zu erhalten (siehe:Jahresfreibetrag). Vielmehr ist eine maschinelle Berechnung unter Eingabe des Lohnes incl. des Freibetrages erforderlich (erfolgt in LohnFix automatisch).

Um die mancherorts verstreuten Klippen zu umschiffen, ist die Strategie zu empfehlen, die Lohnabrechnung von Anfang an eher einfach zu gestalten.

Beispiel:

Da Sie nicht verhindern können und wollen, dass im ersten Quartal Urlaub genommen wird, kann Urlaubsgeld (= Einmalzahlung) die Märzklausel auslösen mit dem erhöhten Verwaltungsaufwand im Lohnbüro (abgesehen von der Logik dieser Art von ‚Erschwerniszulage‘, die sich dem Betrachter nicht ohne weiteres erschließen will).

Exkurs: Einerseits erwartet der Arbeitnehmer mit gutem Grund, dass ihm qualifizierte Arbeiten mit entsprechender Entlohnung übertragen werden, andererseits soll er nicht über die Qualifikation verfügen, seinen Urlaub  einschließlich der Rückstellung der hierfür erforderlichen Mittel zu planen? Müssen Arbeitnehmer oder Arbeitgeber denn auch noch ‚gegen Urlaub‘ versichert werden (Hinweis: diese Versicherung gibt’s wirklich! und ist als sog. Urlaubskasse (ULAK) in den Bau-Tarifverträgen festgeschrieben)? Lohnabrechnung als Wissenschaft der Merkwürdigkeiten. Wir stehen in Deutschland vor dem Ergebnis und wundern uns.

Manche Betriebe begehen den Weg, dass sie das Urlaubsgeld zu einem festen Termin im Sommer zahlen. Dann ist’s nur noch eine ‚einfache Einmalzahlung‘. Ebenso sind gegen die pauschal zu versteuernde Erholungsbeihilfe abrechnungstechnisch keine Einwände zu erheben.

Einmalzahlungen erfordern generell erhöhte Aufmerksamkeit.

Dies zeigt sich u.a. bei einer nachträglichen Stornobuchung in einem Monat, der der Einmalzahlung vorausgeht: Der zunächst völlig unbetroffene Monat mit der Einmalzahlung ist dann ebenfalls neu zu berechnen (sog. ‚Aufrollung‘ der Monate; der Korrekturaufwand multipliziert sich plötzlich und Sie wünschen sich zu Recht, dass dies ‚einmalig‘ bleibt). Einmalzahlungen sind ihrem Wortlaut nach Ausnahmen und sollten dies auch bleiben.

Der Lohnsteuerjahresausgleich ist in Betrieben bis einschl. neun Beschäftigte nicht zwingend erforderlich. Die Anwendung des Jahresausgleichs im Dezember erhöht jedoch in der Regel die Auszahlung sofort, ohne den nachfolgenden Verwaltungsaufwand gravierend zu erhöhen. Der Ausgleich wird mit den Dezemberbuchungen und -meldungen verarbeitet.

Nach der Installation:     Wie gehe ich vor?

Nach Neuinstallation oder nach ‚Kartei‘  ‚Neu‘ sind zunächst alle Eingabefelder gesperrt mit Ausnahme des Schalters  <Person hinzufügen>.  Gehen Sie in den folgenden vier Schritten vor   (wenn nicht, gibt das Programm Meldungen aus, die Sie auf den nachfolgend beschriebenen Weg zurückführen werden):

Präsentationsfilm auf der LohnFix Homepage: erste Schritte mit LohnFix

1.        Firmendaten (Betriebsstätte) bei ‚Stammdaten‘, ‚Firmendaten‘ ist insbesondere das Bundesland der Betriebsstätte anzugeben und unter ‚Sozialversicherung‘, ab wann LohnFix zum Einsatz kommt. Es ist erforderlich, damit der erste Monat gebucht werden kann, ohne dass das Programm nicht-gebuchte Vormonatswerte vermisst. Bei ‚Sonstiges‘ stellen Sie ein, ob Pauschalsteuer nach landesüblichem KiSt-Satz oder individuell berechnet wird. Die übrigen Daten (Finanzamt etc.) sind erforderlich, um auf den Berichten ausgedruckt zu werden.

2.        Ausfüllen der Kartei-Karte Steuer-/ SV-Daten:  Name, Vorname etc. des ersten Mitarbeiters.

Die Auswahlbox bei Kranken- und Umlagekasse ist in Fällen von Neuinstallation leer. Speichern Sie die bis hierhin eingegebenen Daten und gehen über zu:

3.        Anlage der Krankenkassen unter ‚Stammdaten‘ ‚Krankenkassen‘ hier geben Sie die relevanten Daten ein. Beim ersten Aufruf sind auch hier zunächst alle Eingabefelder mit Ausnahme des Feldes ‚Kasse hinzufügen‘ gesperrt.  Betätigen Sie diesen Schalter und geben Sie einen Kurznamen ein. Achtung: Der Kurzname der Kasse kann später nicht geändert werden.

Empfehlung: Legen Sie zwei Lohn-Karteien an. Eine Testkartei mit fiktiven Probedaten zum Üben und die tatsächliche. Nehmen Sie sich die Zeit, mit dem Testsatz alle Schalter und Funktionen beliebig auszuprobieren. Auf diese Weise werden Sie mit den Funktionen vertraut, ohne sich um evtl. Fehleingaben in echten Daten kümmern zu müssen.

4.        Restliche Personendaten Sie kehren zu den Mitarbeiterdaten zurück und geben die ausstehenden Informationen ein: Kranken- und Umlagenkasse, Adresse, Eintritt, Lohndaten,  etc.  

Hinweis Lohndaten:  Überprüfen Sie die Eingaben, indem Sie die vorläufige Abrechnung aktivieren (der Direktschalter hierfür liegt am unteren Rand unterhalb ‚Daten speichern‘). Damit werden die eingegebenen Daten einem – natürlich unvollkommenen – Test auf Konsistenz unterzogen. Mit ‚Esc‘ oder ‚Zurück‘  sind Sie wieder bei den Eingabefeldern.

Wenn die Daten auf der vorläufigen Verdienstabrechnung korrekt ein- und wiedergegeben sind, können sie diese mit dem Schalter an der linken Fensterseite buchen.

Hinweis: Die Werte aus einer ‚Vorläufigen Verdienstabrechnung‘  erscheinen in keinem Bericht. Erst wenn die vorläufige Abrechnung gebucht ist, fliessen die gebuchten Werte in die Berichte ein. D.h.: nur diese gebuchten Werte erscheinen als kumulierte Werte in den nachfolgenden Abrechnungen.

Hinweis Vortragswerte: Diese spielen nur dann eine Rolle, wenn Sie zum 1. Januar umstellen. Lesen Sie hierzu den Abschnitt: Vortragswerte.

5.        Berichte

Probieren Sie die verschiedenen Berichte aus, nachdem Sie die erste Abrechnung im Lohnkonto gebucht haben (Lohnkonto).

Wählen Sie unter ‚Berichte I‘, ‚Optionen Berichte‘ zwischen den beiden Layoutformaten ‚Standard‘ (= Verdienstabrechnung wie Datev und die meisten anderen) und ‚klassisch‘ (= Verständlichkeit der Abrechnung ist größer).

Legen Sie ca. einmal im Monat eine Back-up-Datei an (externes Backup unter ‚Kartei‘ wird empohlen).

Nun haben Sie Zeit für einen Kaffee und bei der nächsten Abrechnung gehen Sie vor entsprechend der Checkliste.